Ensayo
Tomando
en cuenta un proyecto en el que esté involucrado, enumere y analice los
factores críticos de éxito que desde la perspectiva de nuestro estudio, usted
cree que identifico.
INTRODUCCIÓN
En
el Foro Proyecto y Operaciones manifesté que en la institución donde laboro
actualmente no me ha tocado participar en el desarrollo de un proyecto en
particular y que si me había correspondido participar como coordinador de un
programa de fortalecimiento institucional durante 18 meses, cuyo objetivo fue
el fortalecimiento de un grupo de instituciones sin ánimo de lucro que trabajan
con personas en situación de discapacidad y adulto mayor, el cual había sido
exitoso.
En
el año 2009 la Universidad Tecnológica del Choco Diego Luis Córdoba, suscribió
un contrato de prestación de servicios con la Fundación Saldarriaga Concha,
organización sin ánimo de lucro que apoya a instituciones que trabajan con
personas en situación de discapacidad y adulto mayor, cuyo objeto era que la
universidad hiciera la coordinación en todas las etapas del programa de
fortalecimiento que iba a desarrollar la FSC en el municipio de Quibdó para
fortalecer seis instituciones, escogidas mediante convocatoria.
Bajo
estas consideraciones he considerado pertinente hacer el ensayo teniendo en
cuenta mi experiencia en la coordinación de ese programa.
DESARROLLO DEL TEMA
La Fundación Saldarriaga Concha (FSC) es una
organización colombiana sin ánimo de lucro. Desde hace más de 39 años invierte
recursos propios en alternativas innovadoras que generan cambios estructurales,
sostenibles y de alto impacto para mejorar las condiciones de vida y la
inclusión social de las personas en situación de discapacidad y los adultos
mayores en Colombia. En el desarrollo de esta labor, la FSC realiza alianzas
con organizaciones públicas y privadas, nacionales e internacionales, para
compartir conocimientos y experiencias e incrementar la cobertura y el impacto
de sus iniciativas.
DESCRIPCION GENERAL DEL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO
A continuación se describen
las funciones de la coordinación del programa:
1.
Selección de organizaciones
Definir
el cronograma de selección y garantizar que el proceso se inicie con el tiempo
suficiente para poder cumplir con las
metas de inicio del programa
Recopilar
información y conformar el listado de las organizaciones potenciales para
entrar al Programa, de acuerdo con las características requeridas para las
organizaciones.
Realizar
la convocatoria y coordinar la logística para realizar la primera reunión de
socialización del Programa con las instituciones identificadas.
Recopilar
y consolidar la información de todas las organizaciones interesadas que se
inscriban en el Programa, de acuerdo con los criterios y las políticas
definidas.
Realizar
y presentar a los socios el informe de pre-selección de organizaciones con el
análisis de las organizaciones que cumplen con los criterios.
Con
base en el listado de organizaciones pre-seleccionado por los socios, coordinar
las labores del consultor que realizará las visitas y aplicación del
instrumento de pre diagnóstico en estas instituciones.
Consolidar
y analizar la información de los pre-diagnósticos realizados y presentar un
informe de elegibilidad de las organizaciones de acuerdo con las políticas
definidas.
Contactar
a las organizaciones seleccionadas por los socios, para coordinar la asistencia
a la reunión de lanzamiento del programa.
Consolidar
el listado de instituciones seleccionadas, con la información requerida, y
tramitar los convenios de compromiso con el Programa.
1.
Módulos
de Formación y Talleres Técnicos
Hacer
la selección de los docentes de acuerdo con la temática y los contenidos de
cada módulo, teniendo en cuenta la necesidad que el docente cuente con
conocimientos del sector social.
Coordinar
en conjunto con el coordinador de la Universidad de los Andes, la logística de
traslados de los docentes y coordinador a los talleres de inducción en la
filosofía del PFI y la metodología propuesta.
Analizar
en conjunto con el coordinador de los Andes los contenidos de los módulos
propuestos por la metodología en conjunto con los docentes seleccionados y
presentar a la Fundación una propuesta de ajustes en caso de requerirse.
Garantizar
la articulación de la docencia con las expectativas de las organizaciones y la
dinámica de la consultoría, a través de reuniones con los consultores, docentes
y, de ser necesario, con las organizaciones, antes de iniciar cada módulo
Garantizar
que los docentes implementan las metodologías y los contenidos del Programa, de
acuerdo con los ajustes identificados y presentar al final de cada módulo de
formación las adaptaciones y ajustes que se hayan implementado, con el apoyo de
la coordinación general de la Universidad de los Andes.
Garantizar
que se cuenta con los recursos logísticos (salones, auditorios, refrigerios y
audiovisuales, material) necesarios para
la realización óptima de cada sesión de formación.
Realizar
las acciones necesarias para garantizar la asistencia y permanencia del
personal directivo en los módulos.
Realizar
la evaluación del módulo respecto al cumplimiento de los objetivos pedagógicos
y las expectativas de las organizaciones participantes y discutirlo con la el
coordinador general de la Universidad de los Andes para decidir posibles
ajustes
Realizar
un informe al finalizar cada módulo con la información de asistencia por parte
de los directores, satisfacción por parte de las organizaciones el cumplimiento
de los objetivos pedagógicos y los ajustes identificados respecto a la
metodología PFI.
Realizar
acciones correctivas de acuerdo con los resultados de evaluación de cada módulo
en caso de ser necesario en conjunto con el coordinador de la Universidad de
los Andes.
Una
vez concluida la fase de planeación, analizar en conjunto con los consultores
las necesidades de fortalecimiento identificadas en los planes de las instituciones.
Organizar
la oferta de módulos de formación de
acuerdo con las necesidades colectivas e individuales, con el fin de optimizar
recursos y maximizar la efectividad de la formación en las organizaciones.
Identificar
a través de diferentes fuentes, los temas pertinentes que las instituciones
identifican como necesarios y que no se ofrecen en los módulos de formación.
2.
Consultoría
Realizar
la pre-selección de consultores integrales de acuerdo con el perfil definido y
presentar un informe a la FSC de acuerdo con la información requerida.
Coordinar
la logística para la realización de entrevistas con los consultores
preseleccionados por parte del equipo de la FSC.
Sensibilizar
permanentemente al equipo de consultores integrales frente al propósito del PFI
y el trabajo en equipo para el cumplimiento de los objetivos.
Coordinar
en conjunto con el coordinador de la Universidad de los Andes, la logística de
traslados de los consultores integrales a los talleres de inducción, tanto en
las temáticas técnicas (discapacidad, adulto mayor, otros) así como a la
inducción en las guías de consultoría del Programa.
Coordinar
los procesos de autoformación de los consultores en los temas técnicos y hacer
seguimiento al cumplimiento de compromisos de autoformación de cada consultor.
Realizar
el seguimiento mensual al cumplimiento de las labores de consultoría:
cumplimiento con las horas de dedicación pactadas, cumplimiento con las
actividades desarrolladas para cumplir el plan general del programa, entrega de
informes bimestrales de avance de acuerdo con las políticas y formatos
establecidos.
Garantizar
que los consultores implementan las metodologías y los contenidos del Programa,
de acuerdo con los ajustes identificados.
Sistematizar
las guías y metodologías que resulten de los ajustes con el apoyo de la
coordinación general de la Universidad de los Andes.
Realizar
un análisis de la información registrada por cada consultor y presentar un
informe consolidado al coordinador general de la Universidad de los Andes, de
acuerdo con las políticas y los indicadores de monitoreo del PFI
Realizar
las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del
consultor y optimizar su labor de acuerdo con las exigencias de cada
organización.
Realizar
las acciones necesarias para garantizar la articulación y alineación del
proceso de consultoría con la línea de formación.
Realizar
mensualmente o cuando el proceso lo requiera, reuniones de coordinación con
consultores, docentes y otros actores (según necesidad).
Consolidar
la información de consultoría especializada que surge de la formulación del
plan de fortalecimiento de cada organización, garantizando que no se sobrepasa
el monto que se tiene para cada institución y realizar el informe de solicitud
de consultoría especializada para aprobación por parte del coordinador general
de la Universidad de los Andes.
Estar
pendiente del desempeño de los consultores y discutir con el coordinador
general de la Universidad de los Andes y
las instituciones participantes cuando se requiera cambiar un consultor.
3.
Relacionamiento con las organizaciones
participantes
Establecer
un canal de comunicación efectivo con cada una de las instituciones
participantes, con el fin de escuchar las expectativas, los requerimientos y
necesidades que tienen éstas respecto al Programa, siempre buscando la
satisfacción de la institución.
Realizar
visitas de seguimiento en las organizaciones para evaluar que tanto los
derechos como los deberes de las
organizaciones se estén cumpliendo a cabalidad y presentar un informe de las
mismas de acuerdo con las políticas de seguimiento.
Aplicar
encuestas de satisfacción frente a la formación, la consultoría y la
coordinación. Consolidar los resultados y reportarlos al coordinador general de
la Universidad de los Andes.
Tomar
acciones correctivas en caso de requerirse en conjunto con el coordinador
general de la Universidad de los Andes.
Apoyar
las relaciones consultores-instituciones y atender las inquietudes, problemas y
dificultades que se puedan generar en esta relación.
4.
Administrativo
Conocer
el convenio establecido entre la FSC (Fundación Saldarriaga Concha) y la Universidad.
Hacer
seguimiento para el cumplimiento de lo establecido en el convenio.
Debe
elaborar la planilla de pagos mensuales a los consultores y enviarla vía correo
al coordinador general de la Universidad de los Andes, de acuerdo a los
lineamientos establecidos.
Ser
el enlace administrativo entre los consultores y la FSC
Atender
los requerimientos de documentos de los consultores y remitirlos a la FSC y la
Fiducia.
Atender
las solicitudes que tenga el área de
Contabilidad de la FSC para servir de enlace y solucionar lo requerido.
Recibir
mensualmente las cuentas de cobro de los consultores y enviarla a la Fiduciaria
para su respectivo pago.
5.
Cierre
del programa
Realizar
la evaluación final del programa en conjunto con los consultores y las
instituciones participantes, de acuerdo con las metas y metodología del
programa.
Organizar
el evento de graduación de las instituciones.
CONCLUSIONES
Los
factores críticos de éxito son variables esenciales para el éxito de un
proyecto. En el desarrollo del Programa de Fortalecimiento Institucional “PFI”,
destaco los siguientes:
- Apropiación y transferencia del
conocimiento
Durante el proceso hubo una
gran apropiación del consultor y de parte de las organizaciones, pues producto
del enlace capacitación y consultoría iban quedando para las instituciones a
medida que avanzaba el PFI algunos productos, previos a la formulación del plan
estratégico, tales como: creación de juntas directiva, restructuraciones
juntas, elaboración de organigramas, proyección de presupuestos etc.
-Interacción coordinador-consultor
Durante
el desarrollo de programa de fortalecimiento consultor y coordinador trabajamos
en forma articulada, mediante una comunicación permanente para hacer evaluación
de los avances del proceso.
- Interacción
coordinador-organizaciones
De parte de la coordinación
hubo siempre la disposición de estar en contacto permanente con todas las
organizaciones para conocer de primera mano sobre sus inquietudes e impresiones
sobre el proceso tanto en la parte de formación como de consultoría.
-Planificación del programa de fortalecimiento
El programa fue exitoso
debido a la programación especificada en detalle de cada actividad, al igual
que la realización de cada actividad en las fechas previstas.
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